Hamburg, 27. Mai 2010. Der Bewerbungsmarathon um Studienplätze für das kommende Semester geht in Kürze wieder los. Steigende Bewerberzahlen, individuelle Auswahl- und Zulassungsroutinen und nicht zuletzt der sich verschärfende Wettbewerb der Hochschulen untereinander stellen die Verwaltung beim Management von Bewerbungen und Zulassungen vor wachsende Herausforderungen. Eine weitere Belastungsprobe sind die doppelten Abiturjahrgänge: Bis 2015 strömen geschätzt 275.000 zusätzliche Studienanfänger an die Hochschulen. Vor diesem Hintergrund bieten die Datenlotsen jetzt mit CampusNet Apply eine neue Softwarelösung, die den gesamten Bewerbungsprozess an Hochschulen digital abbildet – von der Anforderungsbestimmung in den Fachbereichen über das Interessenten- und Bewerbungsmanagement bis hin zur Zulassung. Die Lösung ist eine Auskopplung des Moduls „Bewerbung/Zulassung“ aus dem Campus-Management-System CampusNet der Datenlotsen. Sie bietet Hochschulen einen schnellen und flexiblen Einstieg in das Campus Management mit CampusNet.

Beim Bewerbungsprozess treffen verschiedene Akteure mit unterschiedlichen Ansprüchen und Zielen aufeinander: Interessenten möchten unverbindlich, aber mit einem individuell auf sie zugeschnittenen Angebot informiert werden. Bewerber wollen ihr Wunschstudium an einer möglichst attraktiven Hochschule beginnen – und auf dem Weg dorthin serviceorientiert beraten sowie schnell zugelassen werden. Die Hochschulen streben nach einer möglichst großen Gestaltungsfreiheit im Bewerbungsmanagement, um ihr individuelles Profil im internationalen Wettbewerb zu stärken. Dabei möchten sie ihre Mitarbeiter entlasten und die angebotenen Studiengänge zu einer optimalen Auslastung bringen. Denn unter anderem wird das Budget, das der Hochschule zur Verfügung steht, durch die Anzahl der Studierenden pro Studiengang bestimmt.

„Die Anforderungen an das Interessenten- und Bewerbungsmanagement von Hochschulen sind in den letzten Jahren dramatisch gestiegen. Die steigende Zahl von Studienanfängern durch die doppelten Abiturjahrgänge markieren hierbei eine von vielen Hürden, die es zu überwinden gilt“, erklärt Stephan Sachse, geschäftsführender Gesellschafter der Datenlotsen Informationssysteme GmbH. „CampusNet Apply begleitet die Studieninteressenten, die Bewerber sowie die Verwaltungsmitarbeiter durch alle Prozesse. Studienplätze können so schneller zugesagt und der gesamte Bewerbungsablauf serviceorientierter gestaltet werden.“

CampusNet Apply wurde in enger Zusammenarbeit mit Hochschulen entwickelt. Deren Anforderungen an das Bewerbungsmanagement sind höchst unterschiedlich. Aus diesem Grund ist CampusNet Apply individuell parametrisierbar. Auch eher ungewöhnliche Auswahlkriterien, wie beispielsweise außerschulisches Engagement oder Bewerbungen über ausgewählte Ausbildungspartner, können digital  abgebildet und beim Ranking berücksichtigt werden.

Interessenten- und Bewerbungsmanagement
Die professionelle Kommunikation mit Studieninteressenten ist der Einstieg in ein erfolgreiches Bewerbungsmanagement. Hier gilt es, sich von anderen Hochschulen abzuheben und die „besten Köpfe“ für die eigene Hochschule zu gewinnen. Genau genommen beginnt der Prozess jedoch schon früher, nämlich wenn die Fachbereiche ihre Anforderungen festlegen. Bereits hier unterstützt CampusNet Apply die Hochschulmitarbeiter.

Auf dem Webportal können Studieninteressierte ihre Kontaktdaten hinterlegen und Informationsmaterial anfordern. Ihre Anfragen sollten schnell und professionell  bearbeitet werden. Mit CampusNet Apply haben die Verwaltungsmitarbeiter die Möglichkeit, mit den Interessenten in Kontakt zu treten und ihnen die gewünschten Informationen per E-Mail oder Post zu schicken. Hat ein Interessent beschlossen, sich für einen bestimmten Studiengang zu bewerben, wird er über ein konfigurierbares Webformular durch das Bewerbungsverfahren geführt. Die Online-Bewerbung kann in einer individuellen Struktur und Komplexität abgebildet werden, zum Beispiel mit Angaben zur Person, Hochschulzugangsberechtigung und der Anrechnung von Studienleistungen. Aufgrund seiner klar strukturierten Benutzerführung ermöglicht CampusNet Apply auch Nutzern ohne tiefergehende Computerkenntnisse die Durchführung einer Online-Bewerbung. Die Mitarbeiter in der Verwaltung werden entlastet, da sie seltener Support-Anfragen beantworten und  weniger Korrekturen vornehmen müssen.

Auswahlverfahren und Rankings
Individuelle Bewerbungsverfahren werden mittlerweile von den meisten Hochschulen eingesetzt. Mit CampusNet Apply können verschiedene, auch mehrstufige Bewerbungsverfahren in beliebiger Anzahl eingesetzt werden. Dabei berücksichtigt die Software die organisatorischen und prozessualen Besonderheiten der Hochschulen. Zudem gibt es die Möglichkeit des automatischen Rankings mittels konfigurierbarer Kontingente. Ranglisten können per Knopfdruck über alle Kontingente erstellt werden. Dabei können die Hochschulmitarbeiter jederzeit eingreifen und nachpflegen. Diese manuellen Verfahrenseingriffe sind bei allen Prozessen in CampusNet Apply möglich.

Zulassungen und Bescheide
Eine einzelne Bewerbung wird in den meisten Fällen mehrfach bearbeitet und durchläuft verschiedene Statusausprägungen. Ein unkompliziertes Überwachen und Dokumentieren der jeweiligen Arbeitsschritte sowie ein schneller und stabiler Datenzugriff sind deshalb von zentraler Bedeutung. Beides wird von CampusNet Apply sichergestellt. Mit dem Abschluss des Zulassungsprozesses werden in CampusNet Apply entsprechende Bescheide für die angenommenen und abgelehnten Bewerber erstellt. Diese Bescheide können als Serie generiert und den Bewerbern über das Web-Portal digital signiert zur Verfügung gestellt werden.

Weitere Informationen zu CampusNet Apply erhalten Sie unter www.datenlotsen.de.

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Die Datenlotsen Informationssysteme GmbH
Die Datenlotsen Informationssysteme GmbH sorgt mit ihren Lösungen für die gezielte digitale Unterstützung von Lernen, Lehren und Forschen an Hochschulen – gemäß ihrem Credo „Für die Bildung der Zukunft“. CampusNet, das integrierte Campus-Management-System der Datenlotsen, unterstützt Hochschulleitung und -verwaltung, Lehrende, Studierende und Partner in einem System. Die Software des Hamburger Unternehmens mit Dependance in München wird bundesweit von zahlreichen Universitäten und Hochschulen unterschiedlichen Typs zur Realisierung einer effizienten und serviceorientierten Hochschulverwaltung eingesetzt. Zusätzlich bieten die Datenlotsen weitere Lösungen zur Vereinheitlichung und Flexibilisierung der komplexen IT-Infrastruktur an Hochschulen, für einen komfortablen Zugriff auf die vielfältigen Anwendungen und Fachverfahren einer Hochschule direkt aus Office-Programmen, zur Erstellung personalisierter Hochschulportale und zur Optimierung des Alumni-Managements.
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