Dokumentenmanagement mit CampusNet

Mit den neuen Bachelor- und Masterstudiengängen, in denen deutlich mehr Prüfungsleistungen als bislang erbracht werden müssen, steigt auch die Anzahl und Komplexität der zu verwaltenden Dokumente an Hochschulen deutlich an.

Im Rahmen der Prozesse des akademischen Zyklus werden durch die Mitarbeiter zahlreiche Dokumente und Bescheinigungen über CampusNet erzeugt. CampusNet ermöglicht die Erstellung auf Basis von MIcrosoft Word über die Serienbrieffunktion und alternativ als PDF-Dokument über die Adobe LifeCycle Enterprise Suite.

Serienbriefvorlagen

Bei der Nutzung von Microsoft Word kommt der Serienbrief zum Einsatz. Die Serienbriefvorlagen werden mit dem gewünschten Layout und den notwendigen Feldern erstellt. Danach werden diese Vorlagen in CampusNet hinterlegt und den Anwendern oder Nutzergruppen, zum Beispiel dem Studierendensekretariat, zugeordnet. Durch die Anwender werden dann die enstprechenden Dokumente aus den Vorlagen erzeugt und ausgedruckt. Relevante Dokumente können mit der Erstellung einer Aktivität, zum Beispiel einer Wiedervorlage oder einer Notiz, in der Studierendenakte nachgehalten werden. 

Bescheinigungen via Download

Die optionale Integration der Adobe LiveCycle ES in CampusNet ergänzt das Angebot um ein serviceorientiertes und wirtschaftliches Dokumentenmanagement. Die Adobe LiveCycle ES sorgt unter anderem in den Bereichen Bewerber- und Studierendenverwaltung für die digitale und rechtssichere Erstellung, den Versand und die Archivierung von Dokumenten.

Mit einer (qualifiziert) digitalen Signatur können den Studierenden Bescheinigungen via CampusNet Webportal zum Download angeboten oder elektronisch versendet werden. So wird es möglich, das Antragswesen für die Studierenden in das Webportal zu verlegen und damit den Studierenden zeit- und ortsunabhängig den Zugriff auf Services des Studierendensekretariats zu bieten. Verwaltungsaufwendungen wern deutlich minimiert und der Servicegrad für Studierende erhöht. Gleichzeitig entfallen zusätzliche Kosten für Kuvertierung und Frankierung.

Die in CampusNet integrierte Adobe LifeCycle ES kombiniert Funktionen für Prozessverwaltung, Dokumentensicherheit und Dokumentenerstellung. Damit ermöglicht sie die Entwicklung und Bereitstellung interaktiver Anwendungen, die manuelle Prozesse reduzieren, die Entscheidungsfindung beschleunigen und die Aufwendungen für Verwaltungsprozesse senken.

Mit der integrierten Adobe LifeCycle ES können auf Basis von Vorlagen folgende Dokumente in CampusNet erstellt werden:
•  Zulassungs- und Ablehnungsbescheide im Bewerbermanagement
•  Semester-, Exmatrikulations- und sonstige Bescheinigungen im
   Studierendenmanagement
•  Zeugnisse und andere Abschlussdokumente
•  Prüfungsbescheinigungen
•  Lehrverträge für externe Dozenten im Bereich Lehrkräfte